Dalam budaya kita Indonesia, seringkali kita sungkan atau “Pakewuh” untuk menyatakan suatu masalah atau umpan balik / Feedback kepada rekan kerja. Kita khawatir kalau informasi faktual yang kita berikan akan membuat tersinggung dan menciptakan konfrontasi. Sehingga kita biarkan masalah tersebut berlarut-larut sambil menunggu orang lain yang menyampaikan informasinya atau atasan yang menegurnya. Memang budaya timur cenderung menghindari konfrontasi dengan segala konsekwensinya.
Padahal menghindari konfrontasi memiliki dampak negatif yang cukup besar. Masalah yang dibiarkan bersama waktu akan menjadi semakin besar dan pada saat meledak mungkin sudah pada skala yang membahayakan kehidupan seluruh organisasi. Oleh karena itu penting untuk melatih seluruh anggota organisasi agar dapat menyampaikan umpa balik walau negatif dengan cara yang dapat meminimalisir konfrontasi atau konflik.
Secara singkat, kiat untuk dapat menyampaikan umpan balik yang baik dapat disebut dengan “MITRA” yang merupakan kepanjangan dari :
- Klarifikasi Masalah
- Identifikasi perilaku atau tindakan spesifik yang dilakukan dan kita harapkan dan manfaatnya.
- Temukan Tempat dan waktu yang tepat untuk menyampaikan
- Rileks pada saat akan menyampaikan fakta
- Akui sikap, intensi, perilaku positif dan kontribusi
Klarifikasi Masalah
Kejelasan dan detail masalah adalah kunci utama untuk menghindari salah paham dan konfrontasi. Hal terpenting pada saat kita menyampaikan suatu umpan balik adalah kita menyampaikan masalah atau tindakan atau perilaku atau kinerja nya. Jadi kita tidak menyampaikan tentang kepribadian atau penilaikan kita ( contoh : kamu sembrono, kamu lalai atau bahkan kamu goblog sih). Untuk ini kita bisa gunakan bantuan kata tanya 4 W :
- What : Apa masalah yang terjadi, Apa tindakan/perilakunya, apa akibatnya
- When : Kapan terjadinya masalah
- Where : Dimana terjadinya
- Who : Siapa saja yang terlibat
Bila ada informasi yang belum jelas, maka ada baiknya kita mencari informasi terlebih dahulu sebelum menyampaikan ke rekan kerja.
Identifikasi perilaku atau tindakan spesifik yang kita harapkan dan manfaat yang akan diperolehnya
Rekan kerja akan lebih bisa menerima berbagai umpan balik yang kita berikan bila rekan kerja ini juga mendapatkan sumbang saran tentang tindakan alternatif yang dapat rekan tersebut ambil. Penerimaan rekan kerja ini akan semakin besar bila dia dapat memahami manfaat yang akan dia terima atau dampak negative yang akan terhindar dengan melakukan tindakan atau perilaku alternatif yang kita sarankan (“What in it for me”) . Begitu dia menyadari manfaat dari tindakan alternatif yang kita sarankan, maka tingkat penerimaannya terhadap umpan balik yang kita berikan akan meningkat.
Temukan Tempat dan waktu yang tepat untuk menyampaikan
Mengingat yang akan kita sampaikan adalah masalah dan informasi yang sensitif yang berpotensi menimbulkan konfrontasi, maka pemilihan tempat dan waktu yang tepat untuk menyampaikan menjadi faktor yang tidak kalah pentingnya.
Tempat yang lebih personal yang meminimalisir terganggunya harga diri rekan kerja kita ini menjadi pilihan utama. Bila di tempat kerja tidak dapat ditemukan tempat yang personal, kedai kopi yang relatif sepi dapat menjadi pilihan tempat yang ideal.
Selain tempat , perlu ditemukan juga waktu yang tepat untuk meyampaikan umpan balik ini. Bila rekan kerja kita sedang sibuk atau badmood, akan bijakkah kita untuk nekad menyampaikan informasi yang sensitif ? Dari pada gagal total , lebih baik kita tunda niat kita ke waktu yang lebih baik
Rileks pada saat akan menyampaikan Fakta
Bila ke tiga faktor diatas terkait dengan rekan kerja yang akan kita beri umpan balik, maka faktor ke empat ini menyangkut diri kita si pemberi umpan balik. Pastikan pada saat kita akan memberikan informasi sensitif ini kita sendiri pada suasana hati yang baik (goodmood). Yakinkan diri sendiri bahwa tindakan memberikan umpan balik ini dilandasi dengan niat konstruktif demi kebaikan bersama.
Akui sikap, intensi, perilaku positif dan kontribusi
Pada saat menerima informasi negatif dari orang lain, sadari bahwa rekan kerja kita ini berpotensi kehilangan harga diri nya atau tersinggung. Untuk itu pada awal pembicaraan ada baiknya disampaikan pentingnya kontribusi rekan kita atau intensi nya. Bila rekan kerja kita ini sudah melakukan langkah-langkah perbaikan maka tugas kita juga untuk memberikan pengakuan terhadap langkah positifnya.
Dengan menggunakan “MITRA” maka setiap karyawan tidak perlu lagi merasa sungkan atau Pekewuh dalam menyampaikan masalah dan umpan balik ke rekan kerjanya dan masalah yang ada dapat di lokalisir dan diperbaiki sedini mungkin.
