Mengelola Tim Kerja dengan Budaya Kerja dari Rumah

Mengelola Tim Kerja dengan Budaya Kerja dari Rumah

  •  10 bulan yang lalu

Menyusul berita bahwa Google dan Facebook membuat kebijakan yang mengijinkan para karyawannya bekerja dari rumah sampai 2021, Menteri Keuangan Indonesia memperkenalkan diinstagramnya pada 17 Mei 2020 tentang pola kerja yang disebut Flexible Working Space (FWS). FWS ini sebenarnya sudah di implementasikan di departemen keuangan sejak 6 Mei 2020 dengan berbagai ketentuan dan prasyarat tertentu (silahkan googling untuk informasi lengkap kebijakan FWS ini).  "Kita perlu mengambil momentum dari pengalaman saat Covid19 untuk mendorong perubahan radikal di Kemenkeu. Kurangi jumlah ruang rapat dan manfaatkan teknologi seperti dilakukan saat WFH," tutur Sri Mulyani.

Satu hal yang dapat kita simpulkan dari kebijakan Google, Facebook dan Menkeu kita, ibu Sri Mulyani adalah bahwa cara kerja dan budaya kerja kita akan berubah setelah diubah paksa oleh pandemik Covid19 selama 2.5 bulan ini.   Perusahaan dan karyawan telah mengalami kondisi baru, bahwa ternyata pekerjaan dapat terlaksana walaupun karyawan tidak bekerja dikantor dan karyawan telah menikmati berbagai manfaat dengan bekerja dari rumah ini.

Dengan cara kerja dan budaya kerja yang berubah ini, tentu cara membentuk dan memimpin tim juga perlu berubah.  Bahkan perubahan ini sebenarnya dimulai dari periode sebelum membentuk tim.   Beberapa pertanyaan yang dapat diajukan untuk membantu seorang pemimpin pada waktu menentukan pembentukan sebuah tim adalah :

  1. Apakah untuk suatu tercapainya suatu pemenuhan tugas memang perlu membentuk sebuah tim atau sebenarnya akan lebih optimal bila dilakukan pembagian tugas secara langsung ? Harap diingat bahwa kerjasama Tim (timwork) bukan hanya bekerja bersama (working together).  Pertanyaan sejenis yang dapat diajukan adalah Apa pro – cons sebuah tim untuk penyelesaikan tugas jenis ini? Perlu menjadi pertimbangan bahwa koordinasi dan komunikasi via internet memiliki tantangan tersendiri.
  2. Bila memang sebuah tim dinilai lebih menguntungkan, ajukan pertanyaan ke-2.  Seberapa besar tim yang dibutuhkan / siapa saja yang akan dilibatkan didalam tim?  Perlu dipertimbangkan bahwa semakin besar jumlah anggota tim,  semakin tinggi dinamika hubungan interpersonal yang terjadi di tim.  Mudahnya untuk menyepakati waktu meeting diantara 4 anggota tim yang berkerja dari rumah akan jauh lebih mudah dibanding menyepakati diantara 8 anggota tim. Selain itu tidak semua karyawan  yang terkait dengan tugas tersebut harus dimasukkan sebagai anggota tim.  Sangat bisa jadi karyawan tersebut akan lebih produktif bila bekerja secara individu di rumah dan hanya perlu sinkronisasi kegiatan pada tahap-tahap tertentu.
  3. Sampai kapankah sebuah tim akan bekerja ?  Untuk sebuah project, anggota tim tidak wajib sama atau tetap sepanjang project berjalan.  Contoh pada sebuah project penerapan ERP, tim yang dibutuhkan pada saat desain, berbeda dengan tim yang dibuthkan pada tahap  awal dimana mapping proses bisnis saat ini  menjadi aktifitas utama dan berbeda pada saat pekerjaan pemrograman menjadi aktifitas utama , berbeda lagi pada saat akhir project dimana user acceptance test dan edukasi  lebih dominan.  Sangat bisa jadi sepanjang project ada 3 atau 4 tim yang anggota nya berbeda-beda (selain tim inti tentunya).

Pada saat tim sedang bekerja, maka pemimpin tim tetap harus mewaspadai 5 tahapan tim  (Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning) akan tetap terjadi.  Tugas pemimpin adalah membuat sebuah Tim Charter versi karyawan bekerja di rumah.  Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam tim charter ini adalah :

  1. Kejelasan Sasaran yang harus dicapai oleh tim 
  2. Waktu koordinasi periodik yang disepakati oleh semua anggota tim
  3. Aplikasi koordinasi yang akan digunakan (Zoom, Google Meet, Webex atau yang lain)
  4. Tanda / Bukti / kehadiran penuh pada saat koordinasi on line sedang berlangsung. Contoh video harus di aktifkan dll.
  5. Kesepakatan tata cara koordinasi via online. Contoh chat digunakan untuk apa, berbicara atas seijin pempinan tim.

Dengan anggota tim yang bekerja dari rumah, maka proses merayakan keberhasilan (Celebration / adjourning) terhadap suatu penugasan kecil pun perlu dicarikan ide yang kreatif, membuat orang terlibat dan memberikan kesan mendalam karena tim tetap harus berkinerja walau anggota tim bekerja di lokasi yang berbeda. 

Hardy Ong (Direktur Success Learning Center)