Peran strategis divisi HR dalam menciptakan organisasi yang Gesit (Agile)

Peran strategis divisi HR dalam menciptakan organisasi yang Gesit (Agile)

  •  2 minggu yang lalu

Divisi Human Reosurces dapat menjadi motor dan initiator bagi kegiatan pengembangan sistim manajemen  dengan memikirkan ulang setidaknya 3 aspek dasar organisasi yaitu :

  1. Identitas perusahaan.
  2. Kelincahan Perusahaan / Agility.
  3. Daya Ungkit.

Pada kesempatan ini, akan dibahas beberapa hal yang terkait dengan Kelincahan (Agility) perusahaan.

Ada 3 pertanyaan strategis yang patut direnungkan divisi HR dalam memulai kontribusinya untuk membentuk perusahaan yang lincah.

  1. Dalam era new normal ini, kelincahan (agility) seperti apa yang dibutuhkan perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan ?
  2. Apa cara kerja baru dan cara mengelola baru  yang dibutuhkan perusahaan untuk dapat mencapai organisasi yang lincah seperti yang diharapkan ? 
  3. Struktur Organisasi, sistem manajemen dan kebijakan seperti apa yang dapat mendorong terbentuknya cara kerja baru dan cara pengelolaan yang baru tersebut ?

Jawaban dari perenungan diatas akan menjadi dasar bagi Divisi HR untuk mempraktekkan kontribusi strategis nya dalam beberapa hal :

  1. Berinisiatif membentuk organisasi yang mendorong kelincahan
  2. Mendorong terjadinya  pembuatan keputusan yang lebih cepat dan tepat
  3. Menciptakan sistim manajemen yang mendorong setiap anggota perusahaan bekerja dengan cepat dan produktif .  

Membentuk Organisasi yang lincah.

Dengan tuntutan untuk dapat beradaptasi terhadap perubahan dan perkembangan tehnologi  yang  semakin cepat  , maka jenis pekerjaan  dan nama posisi jabatan yang sudah berlaku ditahun-tahun sebelumnya menjadi tidak relevan lagi.  Uraian jabatan yang ada harus dipilah-pilah,  mana yang dapat dikerjakan oleh tehnologi dan computer mana yang memang membutuhkan ketrampilan unik manusia.  Dengan demikian akan  ada  banyak karyawan yang secara waktu siap untuk mendapatkan tugas pekerjaan baru sesuai kebutuhan perusahaan.  Kemungkinan besar sifat penugasan kerja  akan menjadi cair baik dari pola pelaporan maupun lingkup pekerjaannya.

Divisi HR bertanggung jawab untuk memikirkan sebuah struktur organisasi yang memungkinkan tercapainya produktivitas melalui penugasan karyawan dan sistim pelaporan yang cair serta memungkinkan terjadinya pengambilan keputusan yang cepat namun tepat.  Selain itu divisi HR juga bertanggungjawab untuk melakukan berbagai pelatihan untuk “reskill” (memberikan bekal ketrampilan baru) dan “upskill” (peningkatan ketrampilan yang sudah dimiliki) sehingga sumber daya manusia yang dimiliki benar-benar dapat membawa perusahaan memenangkan persaingan.

Struktur hirarki berjenjang yang sudah dianut  berpuluh tahun tidak akan dapat mengakomodir  kebutuhan perusahaan untuk  dapat bergerak lebih gesit.  Divisi HR dapat ber inisiatif memperkenalkan struktur organisasi yang ringkas (lean) dengan sistim manajemen yang memungkinkan karyawan bergabung dengan beberapa gugus tugas dan melapor kebeberapa atasan  sekaligus pada saat yang sama.  

Pandemi covid selama 1 tahun lebih ini telah memaksa berbagai perusahaan untuk mempercepat penggunaan tehnologi dan proses digitalisasinya.  Oleh karena itu pembekalan karyawan dengan ketrampilan digital mau tidak mau akan menjadi prioritas divisi HR dalam kegiatan learning and development nya, agar investasi perusahaan di tehnologi digital dapat dimanfaatkan dan memberi manfaat seperti yang diharapkan.

Dengan mempertimbangkan perkembangan tehnologi yang semakin pesat yang membawa perubahan yang makin cepat, maka kontribusi strategis lain yang seyogyanya dapat dilakukan divisi HR ada membuat prediksi jenis kompetensi baru  dimasa depan yang akan dibutuhkan perusahaan dan harus disiapkan dari sekarang.

Mendorong terjadinya  pembuatan keputusan yang lebih cepat dan tepat

Sebuah perusahaan beroperasi dan berkompetisi pada dasarnya melalui rangkaian keputusan demi keputusan yang dibuat oleh pejabat yang diberi wewenang membuat keputusan.  Selama ini sebagian besar keputusan tersentralisir di pimpinan puncak , sehingga proses pembuatan keputusan nya menjadi lama.   Perusahaan yang  gesit membutuhkan pembuatan keputusan yang cepat dan tepat.  Untuk itu Keputusan seyogyanya dapat didistribusikan pada level Gugus Tugas.

Divisi HR dapat berkontribusi dengan membuat kebijakan akan pembagian wewenang sehingga keputusan dapat dibuat di level gugus tugas dan memberi pembekalan tentang ketrampilan pembuatan keputusan yang baik.    Kemampuan menghitung resiko dan keberanian untuk mengambil resiko terencana merupakan ketrampilan lain yang perlu diberikan kepada para pimpinan dan anggota gugus tugas sehingga mereka mampu melaksanakan perannya sesuai yang diharapkan.

Menciptakan sistim manajemen yang mendorong setiap anggota perusahaan bekerja dengan cepat dan produktif .

Proses pembuatan keputusan yang selama ini sebagian besar dibuat di pimpinan puncak, tidak bisa serta merta dialihkan ke level gugus tugas, walaupun mereka sudah dibekali dengan berbagai ketrampilan pembuatan keputusan.  Divisi HR seyogyanya merancang system manajemen SDM yang dapat mendorong mereka berani menjalankan amanah membuat keputusan.  

Setidaknya ada 3 pendekatan yang dapat dilakukan divisi HR dalam merancang system manajemen nya.

  1. Sistem manajemen yang terintegrasi dari  Performance Management System, Reward Management, Talent Management dan system manajemen lainnya
  2. Dukungan atasan berupa coaching untuk penerapan sistim manajemen yang terintegrasi dan pemberian amanah pembuatan keputusan
  3. Keselarasan vertikal dan horisontal antara Key Performance Indicator  (KPI)  setiap karyawan dengan strategi organisasi.

Dengan berbagai upaya diatas, maka divisi HR akan dapat berkontribusi untuk menciptakan perusahaan yang lincah dan dapat memenangkan persaingan.

Hardy Ong (Direktur SLC)